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会议策划实施

 

会议实施组织机构:

本阶段工作:与甲方沟通,根据招会情况,逐步完成各版块策划及实施方案。

 

常规板块:

A:会场布置,及会议整体VI设计制作部分。

设计制作搭建主要分为:

    1:会场设施:

    需要条件:会场落实,会刊文字内容确定

    根据具体会场进行实地测量,获得主要现场类施工项目设计尺寸,为甲方设计初步会场布置方案并逐渐完善最终确定。

    主要包括:背景板、签到板、指示牌、易拉宝、X展架和其他特殊搭建项目。

    其他会场装饰项目的设计:如汽球装饰、拱门、条幅、彩旗、植物鲜花租摆

    2:其他平面类:

    主要包括:提袋,名录,会刊,胸牌,桌牌,论文集等

    根据会议主题,与甲方沟通完成平面设计。完成相关内容的翻译工作。打印小样,确认后进行印刷。根据数量确定最合理的制作工艺:如传统彩色印刷,数码短版印刷等,在会议开始前XX天(建议10天)前完成所有印刷制作。

B:灯光音响同声传译系统安装

    根据会场大小,会场特点和会场提供哪些项目,支持和限制条件,确定我方实施项目。

    制定灯光音响方案AV系统方案需考虑到的综合因素:与会场布置的协调性,会议发言人的多少和先后顺序,提问环节,和同声传译系统之间的配合。投影屏幕尺寸,安装方式,头影机所需要的亮度等.例如主席台发言人如果是多名,并且提问环节主席台发言人不离座的情况可以考虑安装会议发言系统。

    同声传译系统安装方案制定

    根据会议人数,需要同声传译语种数量(主会场和分论坛会有比较大的不同)制定最合理的同传系统设备安装方案。需要考虑的因素涉及语种,翻译间安装位置,天线布置数量位置,与音响系统合理连接等因素.

C:会议接待服务:

    接待人员构成:

    基于本次会议来宾众多,国家众多的特点,需要在花费和效果之间求得平衡,因此建议采用以联合译通提供的部分专业礼仪接待人员、礼仪翻译人员为核心+ 志愿者模式。

    根据甲方要求设计详细人员方案:礼仪接待小姐,礼仪翻译,陪同翻译人员

    礼仪小姐要求:外形靓丽有亲和力,根据会议主题合理统一着装。态度热情大方,工作熟练。

    1:机场接机:

    根据来宾到达的航班表安排工作人员,着装印有大会主题LOGO的服装、接机牌迎接宾客并引领至VIP贵宾接机班车。

    2:来宾引领:

    在会场大门口,通往会场的通道,安排普通礼仪小姐与礼仪翻译进行迎宾,礼仪翻译负责外国宾客的引领。可根据来宾中外国宾客的比例来确定礼仪翻译的比例,一般每3-4名礼仪小姐中安排一名礼仪翻译。

    3:来宾签到:

    根据甲方需要分为一个或几个签到处,如嘉宾签到处,VIP签到处,媒体签到处等,设立签到背景板与签到台,配备全套签到用品。并制订最富效率的来宾识别,物品发放和签到方案.

    礼仪小姐根据最终确定的签到方案负责签到,发放胸牌(吊牌),纪念品,为贵宾配戴嘉宾胸花等。签到后根据具体方案由会场内礼仪小姐负责引领到相应活动区域。

D:同声传译:   

    1:根据会议内容选择最合理的同声传译员组合。为保证翻译质量,请尽量压缩外语语种数量。

    原因:同声传译员是需要大量会议同传翻译经验才能培养的出真正的同传,因此小语种并不存在真正意义的同传人员。

    2:整理会议发言资料和术语表,由同传人员预先熟悉资料及术语

    同传人员及交替翻译陪同人员方案根据会议主题,专业难度和角色定位确定合适人选。

E:其他活动服务

    1:会议期间活动旅游用车服务

    2:如签约,颁奖,开幕式展示等根据具体情况制定礼仪,模特,演艺方案.

F:摄影摄像服务

    大型会议摄影摄像是非常重要的一个环节,好的摄影摄像作品不但起到记录作用,还为今后的宣传展示留下宝贵的原始素材。我公司提供专业央视级摄影摄像服务,所使用机型均为顶尖专业产品,技师经验丰富,机器上有中央电视台台标。根据具体流程和会场分布图制定摄影摄像方案

    主要包括:

    1、机位分布和各机职责(如有的全程记录,有的抓重点片段)

    2、游动机位的布置

    3、后期制作方案的确定

    4、同步录音的方案确定等

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